Sự cố Microsoft 365 làm gián đoạn Outlook, Teams, Copilot và một số công cụ doanh nghiệp từ ngày 12/11. The Guardian đưa tin Microsoft cho biết dịch vụ đang được khôi phục từng bước, nhưng một bộ phận người dùng vẫn gặp lỗi kết nối hoặc email đến chậm.

Bản tin của 41NBC dẫn Associated Press cho biết Downdetector từng nhận gần 130.000 báo cáo lỗi Outlook sau 13h ngày 12/11 theo giờ miền Đông nước Mỹ. Đây là số lượt báo lỗi trên một nền tảng theo dõi sự cố, không phải thống kê số người bị ảnh hưởng thực tế.

Tại Đài Loan, doanh nghiệp dùng Outlook cho email công việc hoặc Teams cho họp trực tuyến cần phân biệt lỗi tại tenant với lỗi từ nhà cung cấp. Microsoft Learn hướng dẫn quản trị viên mở Microsoft 365 admin center, chọn Health rồi Service health để xem sự cố của tenant. Nếu không đăng nhập được trung tâm quản trị, người dùng vẫn theo dõi được trang trạng thái dịch vụ công khai của Microsoft.

Người dùng làm việc trước máy tính xách tay khi email và dịch vụ cộng tác trên đám mây bị gián đoạn (ảnh minh họa)
Email trên đám mây và công cụ cộng tác thường nối với nhiều quy trình công việc. (ảnh minh họa／Photo by cottonbro studio on Pexels)

Outlook, Teams và Copilot cùng gặp lỗi kết nối

Downdetector ghi nhận gần 130.000 báo cáo về Outlook vào đầu giờ chiều 12/11 theo giờ miền Đông nước Mỹ. Người dùng phản ánh không gửi hoặc nhận được email, hoặc không tải được hộp thư. Teams, Copilot và các dịch vụ Microsoft 365 khác cũng xuất hiện báo cáo lỗi.

Dữ liệu được The Guardian trích dẫn cho thấy báo cáo đến từ 74 quốc gia và vùng lãnh thổ, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive và Copilot. Các ứng dụng này thường nối với cùng quy trình làm việc, nên lỗi email kéo theo lịch họp, truy cập tệp hoặc công cụ dùng Exchange Online.

Quy mô báo cáo trên Downdetector không đồng nghĩa với số người bị mất quyền truy cập. Nền tảng này phụ thuộc vào người dùng chủ động gửi thông báo, trong khi một tổ chức có thể có nhiều tài khoản hoặc nhiều người cùng báo một lỗi. Vì vậy, số gần 130.000 chỉ giúp nhận diện thời điểm sự cố tăng mạnh.

Microsoft khôi phục dần, hàng đợi email vẫn là điểm cần theo dõi

Microsoft cho biết một phần máy chủ không hoạt động như dự kiến sau khi không vượt qua kiểm tra tự động. Công ty nói hạ tầng có tải cao, yếu tố có khả năng góp phần gây lỗi kết nối. DW đưa tin Microsoft khi đó chưa ghi nhận hoạt động độc hại là nguyên nhân của sự cố; đây là cập nhật điều tra tại thời điểm bài viết, không phải báo cáo nguyên nhân cuối cùng.

Theo cập nhật ngày 13/11 được The Guardian dẫn lại, tỷ lệ sẵn sàng ở châu Âu và châu Mỹ cải thiện, còn hàng đợi email giảm dần. Microsoft vẫn cảnh báo một số người dùng gặp lỗi gián đoạn khi các thay đổi được triển khai từng bước để tránh làm phát sinh thêm bất ổn.

Quản trị viên nên ghi lại thời điểm bắt đầu lỗi, dịch vụ bị ảnh hưởng và phạm vi tài khoản gặp vấn đề trước khi thay đổi cấu hình mạng hoặc thiết bị. Trang Service health trong Microsoft 365 admin center hiển thị sự cố đang hoạt động, khuyến cáo, lịch sử sự cố và những vấn đề tenant cần xử lý. Khi không thấy sự cố tương ứng, quản trị viên gửi báo cáo từ chính trang này để Microsoft đối chiếu dữ liệu.

Tại Việt Nam thì sao

Microsoft có trang tiếng Việt dành cho thị trường Việt Nam, trong đó liệt kê các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp và phần so sánh tính năng. Trang giá và gói của Microsoft Việt Nam là nơi cần kiểm tra khi doanh nghiệp muốn biết mức phí hiện hành, điều kiện dùng thử, lựa chọn có Copilot hoặc các phần bổ trợ. Giá và tính năng thay đổi theo gói, khu vực thanh toán và thời điểm ký hợp đồng, nên không nên lấy một con số trong bài đăng cũ làm mức giá áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Với tổ chức ở Việt Nam, việc có trang bán hàng địa phương không có nghĩa mọi tài khoản sẽ có cùng trạng thái khi xảy ra sự cố. Tenant của công ty, quyền quản trị, khu vực dịch vụ và đường truyền của từng văn phòng vẫn ảnh hưởng đến khả năng truy cập. Quản trị viên nên kiểm tra Service health trước, sau đó đối chiếu một tài khoản bị lỗi với một tài khoản khác và thử kênh truy cập khác. Nếu lỗi chỉ xuất hiện ở một mạng hoặc một thiết bị, nguyên nhân nằm ở môi trường nội bộ; nếu nhiều tài khoản cùng mất Outlook và Teams, cần ưu tiên thông tin từ Microsoft.

Microsoft Learn nêu rằng người có vai trò Service Support admin hoặc Helpdesk admin xem được tình trạng dịch vụ. Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam nên xác định trước ai được quyền mở Microsoft 365 admin center, ai nhận thông báo sự cố và ai liên lạc với nhà cung cấp. Đơn vị không đăng nhập được trung tâm quản trị vẫn xem được trang trạng thái công khai. Tuy nhiên, trang công khai không thay thế thông tin theo tenant, bởi bảng Service health mới cho biết sự cố nào được Microsoft gắn với môi trường của tổ chức.

Sự cố email cũng đặt ra câu hỏi về dữ liệu mà doanh nghiệp Việt Nam đưa lên dịch vụ đám mây. Cổng thông tin điện tử Chính phủ Việt Nam công bố Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ ngày 1/7/2023. Khi đánh giá Microsoft 365, doanh nghiệp cần lập danh mục dữ liệu cá nhân trong email, tệp và cuộc trò chuyện; xác định ai có quyền truy cập; xem lại hợp đồng, thông báo xử lý dữ liệu và quy trình ứng phó sự cố. Bài viết này không kết luận một cấu hình Microsoft 365 cụ thể đã đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý, vì điều đó còn phụ thuộc loại dữ liệu, vai trò các bên và hồ sơ xử lý của từng tổ chức.

Về vận hành, công ty tại Việt Nam không nên xem việc dịch vụ phục hồi là lý do bỏ qua phương án dự phòng. Những quy trình cần dùng khi Outlook hoặc Teams tạm thời không truy cập được nên có kênh thay thế đã kiểm tra trước, chẳng hạn số điện thoại nội bộ, lịch họp được lưu ngoài hộp thư hoặc quy trình xác nhận đơn hàng bằng hệ thống khác. Đây là quyết định liên tục kinh doanh của từng tổ chức, không phải cam kết rằng một ứng dụng khác sẽ không gặp cùng loại sự cố.

Cách kiểm tra khi Microsoft 365 không truy cập được

Trước tiên, người dùng cần ghi nhận ứng dụng nào lỗi, thời điểm lỗi và thông báo hiển thị. Quản trị viên đăng nhập Microsoft 365 admin center, mở Health rồi Service health, sau đó kiểm tra Exchange Online, Teams và các dịch vụ liên quan. Thông tin này giúp tách sự cố diện rộng khỏi lỗi tài khoản, thiết bị hoặc mạng nội bộ.

Nếu trung tâm quản trị không mở được, hãy kiểm tra trang trạng thái công khai của Microsoft và kênh liên lạc nội bộ. Không nên xóa ứng dụng, đổi hàng loạt mật khẩu hoặc thay cấu hình DNS chỉ dựa trên một báo cáo lỗi chưa được xác minh. Khi dịch vụ phục hồi, cần kiểm tra email gửi đi, email nhận vào, tệp đính kèm và lịch họp thay vì chỉ kiểm tra việc đăng nhập.